Facturación de pequeñas empresas: cómo escribir una y lidiar con facturas impagas

Muchas empresas se esfuerzan por cobrar los pagos de los clientes con prontitud, y esta escasez de efectivo puede tener graves consecuencias. El secreto para una recolección de pagos más rápida reside en la factura: enviar facturas rápidamente, hacerlas fáciles de pagar y ser coherentes en su seguimiento son claves para cobrar más rápido.

En esta guía, le enseñaremos cómo escribir una factura y descubrir todas las mejores prácticas para la facturación, incluyendo cómo utilizar el software de facturación para manejar gran parte del trabajo de forma automática. FreshBooks, que es el patrocinador de este artículo, es fácilmente la solución de facturación mejor considerada en el mercado SMB. Puede probar su galardonado software gratis haciendo clic en el siguiente enlace:

Una factura representa una solicitud de pago de los bienes y servicios que sus clientes ya han recibido. Debe crear una factura y enviarla a su cliente poco después de haber cumplido su finalización del acuerdo.

A continuación, se muestra una factura de muestra que creamos en FreshBooks para nuestra compañía ficticia, Paul's Plumbing. Como mínimo, una factura debe incluir la información de contacto de su empresa (es decir, la dirección, el número de teléfono), la información de contacto de su cliente y los detalles del producto / servicio que se compró, como la cantidad y el costo, junto con la fecha de vencimiento. Más adelante en este artículo, lo guiaremos a través de los pasos para crear una factura en FreshBooks.

Debe implementar un proceso que comience con la venta y finalice con el cobro de pagos de sus clientes. De lo contrario, se encontrará con un gran saldo de cuentas por cobrar (dinero que sus clientes le deben) pero poca o ninguna entrada de efectivo.

Aquí están los 5 pasos para administrar las facturas y recibir el pago más rápido:

Paso 1- Crear la factura de manera oportuna

Cree la factura dentro de 1-2 días hábiles después de haber brindado servicios o haber enviado los productos a su cliente. Cuanto más espere para enviar la factura, más tiempo tendrá que esperar para recibir el pago. Consejo: si necesita un depósito de su cliente antes de comenzar el trabajo, asegúrese de reducir la factura mediante el pago que recibió por adelantado. También puede crear una factura para solicitar un depósito por adelantado o un depósito.

Paso 2 - Facturas de correo electrónico (¡No envíe las facturas por correo!)

Como mencioné en el paso 1, cuanto más rápido su cliente reciba la factura, más pronto podrá recibir el pago. No pierdas el tiempo enviando facturas por correo; En su lugar, simplemente envíe la factura por correo electrónico a su cliente. El software de contabilidad como FreshBooks le permite ver si la factura se ha abierto, por lo que no hay que preocuparse si la factura se perdió.

Paso 3 - Permitir a los clientes pagar facturas en línea

Con la tecnología actual, podemos pagar cualquier cosa en segundos con solo tocar un teléfono inteligente o un reloj inteligente. ¿Por qué no hacerlo tan fácil para sus clientes? Al utilizar software de facturación como Freshbooks, puede dar a los clientes la opción de pagar con su tarjeta de crédito (o tarjeta de débito Visa); ahorrándoles el tiempo de escribir y enviar un cheque y ahorrarle la molestia de esperar un cheque, luego dirigirse al banco para hacer un depósito.

Paso 4 - Enviar recordatorios regulares

La mayoría de los programas de contabilidad como FreshBooks le permitirán enviar recordatorios automáticos a los clientes, junto con una copia de la factura abierta. Si usa FreshBooks o su calendario de Gmail, le recomiendo que cree los siguientes 3 tipos de recordatorios:

  1. 1-2 días antes de la fecha de vencimiento de la factura. Este es un enfoque proactivo para alertar a su cliente de que se aproxima la fecha de vencimiento de su pago.
  2. 1-2 días después de la fecha de vencimiento de la factura. Este es un recordatorio amistoso para su cliente de que la fecha de vencimiento ya pasó y que el pago se debe realizar.
  3. 7 días después de la fecha de vencimiento. Si no ha recibido el pago 1 semana después de la fecha de vencimiento, es hora de llamar a su cliente. Dependiendo de cuántas facturas vencidas tenga, planee reservar al menos una hora por semana para hacer estas llamadas de seguimiento. Si bien no son divertidos, debe mantener abiertas las líneas de comunicación entre usted y su cliente para que le paguen; Una vez que su cliente comience a evitarlo, la probabilidad de que le paguen disminuirá.

Paso 5 - Revise su envejecimiento y seguimiento de A / R

En un semanal En base, debe revisar el informe de vencimiento de sus cuentas por cobrar y hacer una lista de los clientes a los que debe llamar para solicitar el pago. A continuación se muestra un ejemplo de informe sobre el envejecimiento de las cuentas que realizamos para nuestro negocio ficticio, Paul's Plumbing.

El informe anterior muestra todas las facturas vencidas al 3 de noviembre de 2017. A continuación, se incluye una breve explicación de cada columna.

1-30 días: Las facturas de este grupo tienen una fecha de vencimiento de 1 a 30 días. Una vez que la factura llega a la 7 días vencidos, deberías llamar semanalmente para dar seguimiento al pago.

31-60 Días: Las facturas en este grupo son 31-60 días después de sus fechas de vencimiento. Todas estas facturas deben estar en su lista de llamadas semanales. Una vez que la factura alcance la marca de 60 días, debe considerar firmemente no aceptar pedidos adicionales del cliente o revocar privilegios de crédito y colocarlos en C.O.D. (Entrega solo en efectivo) hasta que su cuenta haya sido pagada en su totalidad.

61-90 días: Las facturas en este grupo son de 61 a 90 días después de sus fechas de vencimiento. En este momento, si su cliente no ha establecido un plan de pago con usted o no ha proporcionado una fecha en la que se realizará el pago en su totalidad, es probable que tenga que dar el siguiente paso y buscar una acción legal.

Más de 90 días: Cualquier factura que llegue a más de 90 días debe enviarse a una agencia de cobro. Las facturas que tengan más de 90 días de antigüedad tendrán que ser canceladas como una deuda incobrable. La noticia de los bienes es que el gasto de la deuda incobrable es deducible de impuestos, ¡yay!

Además de configurar llamadas regulares y enviar cartas con respecto a las facturas vencidas, también puede comenzar a agregar intereses sobre el monto pendiente pendiente. FreshBooks le permite aplicar automáticamente los cargos por demora a las facturas vencidas.

Agregar cargos / tarifas atrasados ​​le permitirá a su cliente saber qué tan serio es para que le paguen y puede motivarlos a enviar ese cheque. Siempre puede "renunciar" a las tarifas una vez recibido el pago.

La mayoría de las pequeñas empresas crean facturas utilizando un software de contabilidad como FreshBooks, un programa de procesamiento de textos como Microsoft Word o un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel.

Fuente: Microsoft

Creación de facturas en Word

Si no tiene acceso a Excel o Google Sheets y crea solo unas cuantas facturas cada mes (5 o menos), Microsoft Word es probablemente la solución más económica para usted.

Para usar una plantilla de factura de Microsoft Word, simplemente abra Word y haga clic en "Nuevo documento". Esto lo llevará a una base de datos en línea donde puede elegir entre cientos de plantillas diferentes.

Éstos son algunos de los pros y los contras de la creación de facturas con Word:

Pros

  • Acceda a más de 200 plantillas en la biblioteca de Microsoft para que no tenga que empezar desde cero.
  • Flexibilidad para personalizar cualquier plantilla desde el color y el diseño hasta agregar el logotipo de su empresa para que se adapte a su marca.

Contras

  • Es un proceso muy manual y tedioso que requerirá mucho tiempo.
  • A diferencia de Excel, no puede crear fórmulas para calcular descuentos o impuestos sobre las ventas; Tendrá que hacer estos cálculos manualmente, lo que aumenta la probabilidad de un error.

Fuente: Fitsmallbusiness

Creación de facturas en Excel

Excel es otra opción popular para las empresas que solo tienen un puñado de clientes y que desean aprender cómo escribir una factura. El proceso es similar a Word, excepto que normalmente puede encontrar plantillas que calcularán los totales automáticamente.

Por ejemplo, nuestra plantilla de factura de Excel agregará automáticamente descuentos, impuestos y subtotales para calcular el monto de su factura.

Éstos son algunos de los pros y los contras de la creación de facturas utilizando Excel:

Pros

  • Puede crear fórmulas para calcular descuentos, subtotales e impuestos de ventas.
  • Al igual que en Word, tiene acceso a más de 200 plantillas en la biblioteca de Microsoft para que no tenga que empezar desde cero.

Contras

  • Es un proceso manual que definitivamente requerirá que inviertas algo de tiempo para configurarlo.
  • Debe tener una buena comprensión de cómo crear fórmulas en Excel; De lo contrario, sus cálculos serán incorrectos.

Fuente: FreshBooks

Creación de facturas con software de contabilidad

Una vez que envía más de un par de facturas por mes, un programa de software de contabilidad como FreshBooks a menudo se convierte en la mejor solución. Por un lado, es más fácil y rápido crear facturas. Pero quizás lo más importante es que características como los pagos en línea y los recordatorios automáticos lo ayudan a cobrar más rápido.

Para probar Freshbooks de forma gratuita, puede seguir este enlace o seguir nuestras instrucciones paso a paso en la siguiente sección.

Pros

  • Totalmente personalizable; simplemente añada el logotipo de su empresa, el esquema de color y la fuente que desee.
  • Calcula automáticamente los totales de facturas para usted; incluidos los descuentos aplicables y el impuesto sobre las ventas; No se requieren cálculos manuales.
  • Aceptar pagos en línea de los clientes.
  • Ejecute un informe de antigüedad de A / R en FreshBooks para ver qué facturas vencen o vencen.
  • Cuando se envía a través de FreshBooks, puede hacer un seguimiento de cuándo la factura ha sido vista y / o pagada por su cliente.
  • Puede crear recordatorios automáticos para los clientes cuando una factura vence o está vencida.
  • FreshBooks puede enviar automáticamente facturas a los clientes que necesita facturar semanalmente, mensualmente o trimestralmente.
  • Puede crear una factura para solicitar un depósito por adelantado (o retención) de su cliente antes de comenzar el trabajo.
  • Configure pagos recurrentes para aquellos clientes que normalmente pagan la misma cantidad en un calendario de pagos semanal, mensual o trimestral.

Contras

  • FreshBooks solo viene con dos plantillas en comparación con las 200 plantillas que tiene para elegir con Microsoft Excel y Word.
  • Como la mayoría de los programas de contabilidad, tendrá que pagar una tarifa de suscripción mensual para usar FreshBooks. Sin embargo, a diferencia de Microsoft Excel y Word, puede hacer mucho más con FreshBooks que simplemente crear facturas. Puede administrar todos sus ingresos y gastos en FreshBooks y crear estados financieros clave como un estado de pérdidas y ganancias.

Dado que el software de facturación suele ser la mejor solución para las pequeñas empresas que desean escribir una factura, a continuación, vamos a saltar a uno de los mejores programas, FreshBooks, para mostrarle cómo funciona. Para seguir con su propia cuenta, regístrese aquí para una prueba gratuita de FreshBooks de 30 días.

Antes de que pueda crear facturas en FreshBooks, primero debe ingresar información básica sobre su negocio. Esto literalmente toma todos los 3 minutos y luego está listo para comenzar.

Paso 1 - Ingrese la información básica de la compañía

En la captura de pantalla a continuación, hemos ingresado el nombre del propietario de la empresa, el nombre de la empresa, la dirección completa y si la empresa es una Corporación / LLC. Una vez que haya completado estos campos, haga clic en el botón "Guardar y continuar".

Paso 2 - Seleccione su industria.

En la siguiente pantalla, elija la industria a la que pertenece su negocio.

¡Eso es! Estamos listos para crear facturas.

Siga los pasos a continuación para crear una factura en FreshBooks:

Paso 1 - Personaliza tu plantilla de factura

Antes de crear una factura, queremos seleccionar una plantilla y personalizarla como se indica en la siguiente captura de pantalla.

  1. Elija una plantilla: FreshBooks tiene dos plantillas que puedes elegir; Simple o moderno. Haga clic en la flecha como se indica arriba para alternar entre ellos y seleccione la plantilla que desee.
  2. Añada su logotipo: Sube el logo de tu empresa, si tienes uno. Si no tiene un logotipo, consulte nuestro artículo sobre el mejor software de diseño de logotipos.
  3. Seleccione un color de tema: Seleccione un esquema de color para sus plantillas de factura.
  4. Seleccione una fuente: Haga clic en el menú desplegable para elegir entre un par de opciones de fuente.
  5. Salvar: Una vez que haya hecho sus selecciones, asegúrese de guardarlas.

Paso 2: haga clic en "Crear nuevo" y luego en "Factura"

Desde el Tablero, haga clic en el "Crear nuevo”Y seleccione Factura como se indica en la captura de pantalla de abajo.

Paso 3 - Completar los campos de factura

A continuación se muestra una plantilla de factura de muestra que se mostrará junto con una breve explicación de cada campo que debe completar.

  1. Tu información de contacto: Esta información se completará automáticamente a partir de la información básica de la compañía que ingresó cuando configuró FreshBooks. Cubriremos esto más adelante en este artículo. Consejo: Es importante que su cliente tenga esta información al alcance de su mano para poder recortar su cheque y / o darle una llamada rápida si tiene una pregunta sobre su factura.
  2. Facturado a: La información de contacto de sus clientes pertenece a este campo. Si no ha configurado el cliente en FreshBooks, puede ingresar la información del cliente directamente en este campo. Consejo: si prefiere enviar sus facturas por correo postal, asegúrese de incluir el nombre de una persona de contacto en esta sección; Especialmente si se trata de una gran empresa.
  3. Fecha de emisión: Este campo se llenará automáticamente con la fecha en que crea la factura. Sin embargo, puede cambiar la fecha si es necesario.
  4. Número de factura: El número de factura es un número único que FreshBooks generará; No podrás cambiar este número.
  5. Cantidad debida: FreshBooks calculará automáticamente el monto total de la factura a medida que ingrese los productos / servicios en la sección Descripción.
  6. Descripción: Ingrese una descripción detallada del servicio / productos que está facturando en este campo.
  7. Tarifa: Ingrese la tarifa de facturación para el servicio / producto que está facturando en este campo.
  8. Cantidad: Ingrese la cantidad de productos en nuestras horas para los servicios que está facturando en este campo.
  9. Linea total: FreshBooks multiplicará la tasa por la cantidad y calculará este campo por usted.
  10. Descuento: Si desea aplicar un descuento a la factura, simplemente ingrese el porcentaje de descuento en este campo y FreshBooks calculará el descuento para usted.
  11. Impuesto: Si necesita aplicar el impuesto a las ventas, ingrese la tasa del impuesto a las ventas en este campo y FreshBooks calculará automáticamente el impuesto a las ventas para usted.
  12. Cantidad debida: FreshBooks sumará los campos Subtotal, Descuento e Impuesto de ventas, restará cualquier pago inicial (o depósitos) para calcular el monto total adeudado.
  13. Notas: Puede ingresar una nota personal a sus clientes o un recordatorio amistoso de que pueden hacer sus pagos en línea como lo hemos hecho en este ejemplo.
  14. Condiciones: No dude en incluir un recordatorio amistoso para que sus clientes paguen sus facturas antes de la fecha de vencimiento. Consejo: Este también sería un buen lugar para recordar a los clientes que se cobrarán cargos / multas por retraso si la factura no se paga a tiempo.

Como hemos discutido, debe enviar sus facturas por correo electrónico; Cuanto antes reciba su factura el cliente, antes se le pagará.

Siga los pasos a continuación para enviar sus facturas por correo electrónico en FreshBooks.

Paso 1 - Haga clic en la factura

Si no tiene su factura abierta, navegue hasta el Panel y haga clic en la factura para mostrarla en su pantalla. Haga clic en el botón "Enviar" como se indica en la captura de pantalla a continuación.

Paso 2 - Completa los detalles del correo electrónico y envía

En la siguiente pantalla, necesita proporcionar alguna información adicional. A continuación se muestra una instantánea de los campos junto con una breve explicación de cada uno.

  1. Dirección de correo electrónico: Escriba la dirección de correo electrónico a la que desea enviar la factura. Puede ingresar múltiples direcciones de correo electrónico si lo necesita.
  2. Tema: Este campo es creado por FreshBooks y no se puede cambiar.
  3. Cuerpo de correo electrónico: FreshBooks genera parte del mensaje de correo electrónico que ves aquí; sin embargo, también puede escribir un mensaje personalizado como lo hemos hecho aquí con "¡Apreciamos su negocio!".
  4. Crear un enlace para compartir: Además de enviar la factura por correo electrónico, también puede crear un enlace a la factura haciendo clic en "crear un enlace que se pueda compartir".
  5. Enviará la factura: Una vez que haya terminado, haga clic en este botón para enviar el correo electrónico a su cliente.

Como mencionamos anteriormente, es importante brindarles a sus clientes la opción de pagar sus facturas en línea. Les ahorrará tiempo porque pueden hacerlo más rápido que enviarle un cheque.

Siga los pasos a continuación para activar la función de pagos en línea en FreshBooks.

Paso 1 - Haga clic en la factura

Si no tiene su factura abierta, navegue hasta el Panel y haga clic en la factura para mostrarla en su pantalla. A la derecha de la factura, verá una lista de Configuraciones. Haga clic en "Aceptar tarjetas de crédito”Como se indica en la captura de pantalla de abajo.

Paso 2 - Revisar y aceptar los términos y cargos de la tarjeta de crédito

En la siguiente pantalla, verá una lista de tarjetas de crédito que puede aceptar junto con la tarifa que se cobrará por cada transacción. Haga clic en el "Aceptar tarjetas de créditoBotón para aceptar los términos y activar los pagos en línea para sus clientes.

Paso 3 - Verificar que los pagos en línea estén activos

Ahora, cuando sus clientes reciban sus facturas, verán lo siguiente "Pague ahora”Botón en la parte superior de la factura. ¡Todo lo que tienen que hacer es seguir las instrucciones en pantalla para pagar sus facturas en solo unos minutos!

Consejo: Una vez que su cliente pague una factura, lo siguiente tendrá lugar en FreshBooks:

  • La factura se marcará como pagada y su saldo de A / R será automáticamente reducido.
  • Recibirá una notificación por correo electrónico de que la factura ha sido pagada.
  • El pago debe golpear su cuenta bancaria dentro de 2-3 días hábiles.

Puede enviar hasta tres recordatorios de pagos atrasados ​​y también puede aplicar cargos por pagos atrasados ​​con FreshBooks. Sin embargo, debe suscribirse a FreshBooks Pro para tener acceso a esta función. Para configurarlo, simplemente visualice una factura, haga clic en la Configuración que se encuentra a la derecha de la factura y seleccione Enviar recordatorios. Aparecerá la siguiente ventana:

Seleccione el número de días (antes o después) que le gustaría que el recordatorio saliera a su cliente. Sobre la base de nuestra discusión sobre los recordatorios en la sección de cómo configurar un proceso de extremo a extremo, le sugiero que configure los siguientes 3 recordatorios:

  1. 2 días antes de la fecha de vencimiento
  2. 2 días después de la fecha de vencimiento
  3. 7 días después de la fecha de vencimiento

Ejecutar el informe de envejecimiento de cuentas

Como hemos discutido, la mejor manera de administrar sus facturas pendientes es revisar su informe de A / R Ageing al menos una vez por semana.

Siga los pasos a continuación para ejecutar el Informe de antigüedad de cuentas (A / R Ageing) en FreshBooks:

Paso 1 - Vaya a Informes avanzados.

Desde el Panel de control, desplácese hasta la sección Informe avanzado y haga clic en "Envejecimiento de cuentas”Como se indica en la siguiente captura de pantalla.

Paso 2 - Revise el informe de antigüedad de las cuentas.

A continuación se muestra una instantánea del informe de envejecimiento de las cuentas (también conocido como informe de envejecimiento de A / R) que publicamos para nuestra empresa de muestra, Paul's Plumbing.

A partir del 3 de noviembre de 2017, hay dos clientes que tienen facturas pendientes que vencen entre 1 y 30 días. Puede imprimir este informe, exportarlo a Excel o enviarlo a cualquier persona por correo electrónico.

Para resumir, ahora tiene una mejor comprensión de qué información debe incluir su factura, cómo implementar un proceso que comienza con la facturación de sus ventas / servicios y termina con la recopilación de pagos de los clientes de manera oportuna que mejorará su flujo de efectivo.

Recomendamos el uso de un software de contabilidad como FreshBooks, ya que puede ayudarlo a no solo enviar facturas de aspecto profesional a sus clientes, sino también a ahorrar tiempo para que pueda volver a lo que más disfruta haciendo, ¡haciendo crecer su negocio!