¿Qué es el espacio de oficina virtual? Características, beneficios y costos

Una oficina virtual es una solución de espacio de trabajo, incluida una dirección de correo física, que puede alquilar para ayudar a que su inicio o pequeña empresa parezca más grande y más establecida. También ofrece funciones adicionales, como un número de teléfono local, una recepcionista o un espacio de oficina físico y / o salas de reuniones y conferencias que puede alquilar por horas y utilizar para crear una impresión positiva en sus clientes.

En esta guía, analizaremos los beneficios de un espacio de oficina virtual, qué características buscar en uno y cómo se compara con otras soluciones de espacio de oficina para pequeñas empresas. Servcorp, el patrocinador de este artículo, es uno de los líderes en el campo. Puede obtener más información sobre Servcorp, sus ubicaciones y las funciones que ofrecen a continuación.

“Una oficina virtual es una solución de negocios total; proporcionando los mismos beneficios que el espacio de oficina tradicional, pero a una fracción del costo. La principal diferencia es que el acceso a la oficina se realiza bajo demanda ”.

- Karina Childs, gerente de ventas de la oficina virtual - EE. UU., Servcorp

El concepto de espacio de oficina virtual fue pionero en Servcorp hace unos 40 años. Al proporcionar una dirección de correo física, permitió a las empresas nuevas, pequeñas empresas y empresarios tener acceso a las ventajas de un espacio de oficina establecido. Estos pueden incluir una dirección de prestigio en su propia ciudad o en otro lugar, números de teléfono locales y asistencia administrativa sin comprometerse con un espacio de oficina dedicado.

Algunas de las funciones y servicios que puede esperar recibir de una oficina virtual incluyen:

  • Una dirección comercial profesional y / o número de teléfono.
  • Recibo de correo y reenvío
  • Contestación de llamadas por un recepcionista en vivo y desvío de llamadas
  • Acceso a espacio físico de oficina, incluyendo oficinas privadas y salas de conferencias
  • Servicios de negocios esenciales en el espacio de la oficina física, incluyendo:
    • WiFi de alta velocidad
    • Impresión
    • Fax
    • Hardware de presentación audio / visual.
    • Catering básico, como café, té y aperitivos.
  • Acceso a otras oficinas en la red del proveedor.
  • Ocasionales redes y eventos sociales.

El beneficio principal y más obvio de un espacio de oficina virtual es que ayuda a que su negocio parezca más grande y más establecido, así como también le brinda acceso a las comodidades de un espacio de oficina dedicado. Esto hace que sea más fácil para usted crear una impresión favorable en sus clientes, tanto actuales como potenciales, mientras que usted y su equipo pueden trabajar desde su casa u otro espacio de oficina que sea más conveniente.

Una oficina virtual también puede ayudar a su empresa a minimizar los costos asociados con un espacio de oficina tradicional y permanente. Los costos administrativos, de infraestructura y técnicos se comparten entre los otros clientes del espacio, lo que facilita la carga del capital inicial y los costos de mantenimiento continuo. Por ejemplo, Servcorp ha invertido más de $ 100 millones en sistemas de TI y telecomunicaciones para brindar los mejores y más actuales servicios posibles a sus clientes. Y lo mejor de todo, Servcorp ofrece la flexibilidad de un acuerdo de mes a mes sin compromiso a largo plazo.

Muchos empresarios y propietarios de pequeñas empresas utilizan sus teléfonos móviles personales como el principal punto de contacto para su negocio. Una oficina virtual a menudo incluye un número de teléfono fijo local, que es contestado por un recepcionista profesional durante las horas de oficina que puede tomar un mensaje o reenviar la llamada. Esto le da a su negocio un rostro más profesional y disminuye las posibilidades de llamadas perdidas u oportunidades.

Finalmente, una oficina virtual de Servcorp le brinda acceso a su red mundial de más de 160 ubicaciones en 54 ciudades. Si viaja o visita a un cliente en otra ciudad, aún puede aprovechar las instalaciones de Servcorp, a menudo sin cargo adicional.

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Cualquier startup, pequeña empresa o empresario en solitario puede beneficiarse de las características y la flexibilidad de una oficina virtual, pero aquí hay algunos casos de uso específicos:

  • Profesionales que no quieren revelar su dirección personal o número de teléfono móvil en sus documentos comerciales o materiales de marketing
  • Freelancers que trabajan fuera de las oficinas de sus clientes pero que aún desean mantener una identidad y presencia de marketing independiente
  • Empresas que se expanden a nuevos territorios, pero que aún no han establecido una presencia permanente
  • Empresas que buscan nuevos clientes que quieran trabajar con una presencia local.
  • Pequeñas empresas que desean el profesionalismo de una recepcionista y personal de apoyo, pero sin el costo y el tiempo de reclutar a los suyos.
  • Equipos de ventas que viajan entre posibles clientes, pero que quieren espacio de oficina para usar entre reuniones
  • Nómadas digitales que necesitan espacio físico para realizar reuniones, incluso de forma remota.
  • Pequeñas empresas en industrias impulsadas por imágenes que se beneficiarían de una dirección más prestigiosa de la que podrían pagar

El costo exacto de una oficina virtual variará dependiendo de factores como su ubicación y las instalaciones y servicios que aproveche. Por ejemplo, las oficinas virtuales de Servcorp en Chicago comienzan en $ 109 / mes y en la ciudad de Nueva York comienzan en $ 199 / mes.

Servcorp ofrece cuatro planes en cada oficina:

  1. El paquete de direcciones - incluye el uso de una dirección, correo y servicio de administración de mensajería, y algún acceso al espacio físico de la oficina
  2. El paquete de comunicaciones - incluye un número de teléfono local, una recepcionista humana y acceso a funciones de llamada adicionales
  3. La membresia - Acceso a salas de juntas, oficinas privadas y espacio de coworking a tarifas de miembros.
  4. El paquete de la oficina virtual - que es una combinación de los tres planes anteriores, más:
    • 16 horas / mes de oficina privada o sala de conferencias en la ubicación de la casa
    • Tres horas / día de espacio de coworking en cualquier lugar.
    • Tres días / mes de oficina privada fuera de la ciudad de origen

Servcorp también incluye acceso a la comunidad de Servcorp en todos sus planes. La Comunidad es una red de negocios privados en línea que conecta a más de 35,000 clientes de Servcorp en todo el mundo para oportunidades de colaboración y redes.

Para esta discusión, veamos varias ubicaciones de oficinas de Servcorp en algunas de las principales ciudades de los Estados Unidos:

UbicaciónPaquete de direccionesPaquete de comunicacionesPaquete de oficina virtual
1 lugar internacional
Boston, MA
$ 179 / mes$ 179 / mes$ 375 / mes
444 W Lake Street
Chicago, IL
$ 109 / mes$ 109 / mes$ 199 / mes
1 World Trade Center
Nueva York, NY
$ 199 / mes$ 199 / mes$ 399 / mes
101 California Street
San Francisco, CA
$ 149 / mes$ 149 / mes$ 299 / mes
1717 Pennsylvania Ave
Washington DC
$ 169 / mes$ 169 / mes$ 319 / mes

Los espacios de oficinas virtuales ayudan a que su negocio parezca más grande o más prestigioso de lo que puede ser, así como la flexibilidad para ubicarlo en otro lugar mientras trabaja en una ubicación más conveniente. Los proveedores de oficinas virtuales, como Servcorp, ofrecen una gama de servicios desde recibir y reenviar su correo a recepcionistas profesionales, espacio físico de oficina que puede usar según sea necesario y servicios de alojamiento de reuniones.

En nuestra revisión de los servicios y costos de varios proveedores, Servcorp ofreció la mayor flexibilidad porque no requieren un contrato de larga duración. También incluyeron el mayor acceso a los espacios de oficinas privadas y salas de conferencias, tanto en la ubicación de su hogar como en cualquier otro lugar dentro de su red.

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